동호회 운영을 위해서 회원가입 받을 때 구글 폼즈 혹은 마이크로소프트 폼즈의 설문조사 양식을 활용하면 아주 쉽게 가입 신청서를 만들어줄수가 있습니다.
가입신청을 받을때 새로운 인원이 가입할때 마다 텔레그램 공지방으로 가입 알람을 울림과 동시에 랜덤추첨해서 선물을 주는 소소한 이벤트를 추가할수 있는 방법을 알려드리겠습니다.
물론 요즘엔 카카오 선물 하기 기능중에 랜덤 추첨이 있기 때문에 요걸 사용하면 좀더 쉽게 이벤트를 만들수 있지만 가입 즉시 당첨여부를 알수 있고 당첨 시점에서 같이 축하해주는 재미도 있기 때문에 요방법도 나름 흥미가 있습니다.
이번에 구현한건 구글 폼즈가 아닌 마이크로소프트 Forms를 이용하였는데 중국지역에 거주하고 있는 사람들은 구글이 접속이 불가하고 이벤트 추첨과 텔레그램 알람을 마이크로소프트 Power Automate를 사용하여 구현하였기 좀더 사용이 쉬운 마이크로소프트 Forms를 이용하였습니다.
첫번째 작업 마이크로소프트 Forms를 이용하여 가입신청서를 만들어 줍니다.
공유 옵션에서 응답받는 링크를 확인가능하며 QR코드를 선택하면 오프라인 행사장에서 QR코드를 통해서 접속도 가능합니다. 가입신청서를 편집해야할 사람이 한명이 아니고 여러명이서 공동작업을 하기 위해서는 공동작업을 위해 공유 링크를 같이 작업할 사람들에게 보내주면 됩니다. 학교에 재학하는 사람들은 대부분 학교에서 무료 office 365 계정을 만들수 있으니 활용하시면 됩니다.
두번째 작업은 가입시 가입자 리스트와 이벤트 선물 목록을 저장해 놓을 엑셀 파일을 마이크로소프트 원드라이브에 만들어 줍니다.
엑셀 파일은 3개의 시트 와 3개의 테이블 (테이블로 만들지 않으면 Power Automate에서 인식이 되지 않습니다.)로 구성이 되어 있습니다.
가입자리스트 시트 : Forms에서 입력 한 항목들이 저장되는 시트 입니다.
카운트 시트 : 현재 가입인원에 대한 카운트 및 랜덤 시트를 참조하여 현재 가입인원이 이벤트 선물에 당첨되었는지를 확인합니다. 이벤트 선물 당첨 확인은 vlookup을 활용하여 랜덤시트에서 검색합니다.
랜덤 시트 : 번호 컬럼에는 n번째 가입을 의미하며 선물 컬럼은 당첨된 선물 내용을 입력합니다. 랜덤함수를 활용하면 정말 랜덤하게 추첨할수 있지만 몇명이 가입할지 모르기때문에 상황에 맞춰 입력할 필요가 있어 수동으로 입력을 합니다.
세번째 작업은 마이크로 소프트 Power Automate 에서 위에서 작업한 마이크로소프트 Forms 가입신청서와 가입자리스트 엑셀 파일과 텔레그램을 연동합니다.
Power Automate 가 작동하는 트리거는 Forms에 가입신청서 응답이 제출되었을 때로 설정합니다.
가입신청서에 입력된 세부 정보를 가져오기 위해서 Forms 의 응답 세부 정보 가져오기 action을 넣어줍니다.
마이크로소프트 Forms 응답시간이 협정 세계시로 들어가 있는 관계로 서울시간대로 변경해줍니다.
마이크로소프트 Forms에서 입력된 가입정보를 엑셀 파일에 넣어 줍니다.
엑셀 카운트 시트에 기록되어 있는 이벤트 선물정보 당첨 정보를 가져와서 이벤트 당첨 정보를 가져옵니다.
이벤트 당첨 정보 이력을 남기기 위해서 가입자 리스트 엑셀 정보를 위에서 가져오 당첨이벤트 정보로 업데이트 해줍니다.
텔레그램으로 메세지 전송하기 위해서는 텔레그램 전용 Task가 존재 하지 않기 때문에 텔레그램 API를 활용하여 HTTP Post 로 작업을 진행해야합니다. Slack 혹은 마이크로소프트 Teams 메신저를 활용하면 좀더 쉽게 가능합니다. HTTP 작업은 Office 365 프리미엄 계정에서만 가능하기 때문에 학교 계정을 이용한다면 가입후 1달동안만 사용가능합니다. 참고로 한달이 지나면 편집이 안되는거지 기존에 만들어 놓은 flow는 계속 작동하기 때문에 텔레그램 채널을 변경하지 않는다면 계속 사용가능합니다.
마이크로 소프트 Power Automation 에서 연동 flow를 만들어 주면 가입신청서를 작성하면 자동으로 엑셀로 가입자 리스트가 기록되고 (원드라이브에 저장이 했기 때문에 회원들 동시에 편집및 확인도 가능합니다) 텔레그램 메신저로 내용이 전달됩니다.
참고1 텔레그램 봇 API 사용방법 : https://junesker.tistory.com/7
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참고2 Slack 메신저로 메세지 전달하기 : https://rpa-bot.tistory.com/18
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